"Mit ECM-Trends der Wirtschaftskrise trotzen"
Business Process Management – Vom Applikations-Denken zur Prozessorientierung
Spricht man mit Managern über das Thema Prozesseffizienz, so fallen häufig die Begriffe „operational excellence“ und „agility“. Die operational excellence, also die Industrialisierung von Prozessen und die agility, also die Flexibilität von Prozessen, steht bei Unternehmenslenkern ganz hoch im Kurs, wenn es um Veränderungsbemühungen im Bereich Prozessmanagement in Unternehmen geht.
In den letzten Jahren ist in deutschen Unternehmen erkennbar, dass die Bedeutung der Geschäftsprozessorientierung als Lösungsweg für Unternehmensprobleme immer mehr zunimmt. Auch oder gerade wegen der Finanzkrise ist dieser Trend ungebrochen. Da die Unternehmen heute auf schwierige Käufermärkte mit anspruchsvollen Kunden treffen, verspricht gerade die effiziente Handhabung der Faktoren Zeit, Qualität und Kosten entscheidende Wettbewerbsvorteile am Markt. Das Prinzip der Kundenorientierung ist hierbei eine zentrale Leitlinie des Business Process Management und gleichzeitig der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen.
Business Process Management – oder auch Geschäftsprozessmanagement – beschäftigt sich mit der systematischen Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. BPM umfasst dabei das strategische Prozessmanagement ebenso wie den Prozessentwurf, die Prozessimplementierung und das Prozesscontrolling. BPM unterstützt damit den gesamten Lebenszyklus von Prozessen. Als BPM wird häufig zweierlei verstanden. Zum einen das Managementkonzept, welches sich mit der weitestgehenden Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen befasst. Zum anderen die Software, mit der genau diese Ziele erreicht werden können.
Das Managementkonzept zur Geschäftsprozessoptimierung unterscheidet grundsätzlich zwei unterschiedliche Ansätze:
- Business Process Reengineering (BPR) bzw. konzeptioneller Ansatz:
Bei dieser Vorgehensweise werden die bisherigen Geschäftsprozesse über Bord geworfen und völlig neue Vorgehensweisen eingeführt. Diese Vorgehensweise wurde hauptsächlich für amerikanische Unternehmen entwickelt und ist in der Praxis teilweise nicht durchführbar. - Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bzw. empirische Vorgehensweise:
Bei dieser Variante werden die Prozesse laufend verbessert. Dabei orientiert man sich an den bestehenden Geschäftsprozessen. Diese Form der Verbesserung wird in der BPM-Praxis häufig verwendet. Dieser Verbesserungsprozess geht vom Management aus, der durch die IT gestützt wird, um die Daten zum richtigen Zeitpunkt an die ausführende Person weiterleitet.
BPM-Lösungen verbinden Menschen, Prozesse, Applikationen und Informationen.
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BPM-Lösungen führen Funktionalitäten zusammen, die bereits in unterschiedlichen Lösungsbereichen verfügbar sind. Dies sind Geschäftsprozessmodellierung, Workflows, Enterprise Application Integration (EAI), und Business Intellgence (BI) bzw. Business Activity Monitoring (BAM) oder Corporate Performance Management (CPM).
Und genau diese Zusammenführung der Funktionsbereiche macht heute die Beschaffung einer umfänglichen bzw. funktionsübergreifenden BPM-Lösung so schwierig. Alles aus einer Hand ist nur schwierig zu finden, da es i.d.R. nur Anbieter gibt welche sich auf einzelne Funktionen spezialisiert haben und die anderen Funktionen nicht oder noch nicht anbieten können. Als Beispiel seien da die klassischen DMS-Anbieter zu nennen, welche neben der elektronischen Archivierung und Dokumentenmanagementfunktionalitäten auch Workflow-Lösungen anbieten. Die erweiterten Funktionalitäten im Bereich der Geschäftsprozessmodellierung oder im Bereich Business Activity Monitoring werden jedoch häufig nicht angeboten oder nur durch Integration fremder Lösungen möglich.
Geschäftsprozesse haben sich als zentrales Gestaltungsinstrument in Unternehmen etabliert. Die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens macht eine Flexibilisierung der betrieblichen Leistungserstellung notwendig, die in einem ganzheitlichen Ansatz von der Strategie über die Prozesse bis zur IT-Unterstützung reichen muss. Hierfür wurden Geschäftsprozessarchitekturen stetig weiterentwickelt und können dazu dienen, konzeptionelle Anpassungen der Geschäftsabläufe unmittelbar in IT-Systeme zu übertragen. So werden neue Innovationspotenziale freigesetzt, die das Überleben der Unternehmen ermöglichen.