Mit dem Microsoft SharePoint Server 2010 kommt gewissermaßen die vierte Generation der SharePoint-Produktreihe auf den Markt. Um die Zusammenhänge von SharePoint und ECM besser einzuordnen zu können, hilft es einen Blick in die Historie dieses – inzwischen so umfassenden – Produkts zu werfen.

Bis zur heutigen Version des SharePoint Servers war es ein langer, nicht immer direkter Weg. Die Umwege und die damit verbundenen Umbenennungen führten an einigen Punkten in der Historie zu Verwirrung – die teilweise noch bis heute anhält. Entstanden ist SharePoint aus dem Microsoft Site Server – was mehr einer Funktionssammlung als einem Produkt glich (z. B. Web Content Management, Seiten –Analyse oder e-commerce). Im Jahr 1998 begann die Entwicklung des ersten SharePoint-Produkts unter dem Codenamen Tahoe mit der Zielsetzung den Exchange-Server um Dokumentenmanagement-Funktionen zu erweitern. Parallel wurde auch an einem Portal-Framework gearbeitet, das im April 1999 unter dem Namen Digital Dashboard Starter Kit veröffentlicht wurde.

Vermutlich da im Jahr 2000 der Portal-Markt boomte, präsentierte sich im Oktober die zweite Betaversion von Tahoe mit der Portaloberfläche des inzwischen in Digital Dashboard Resource Kit umbenannten Frameworks. Im ersten Quartal 2001 wurde Tahoe dann als SharePoint Portal Server 2001 (SPS2001) – eine Lösung für Intranetportale – veröffentlicht. Zur Verwirrung der Kunden führten einerseits die funktionellen Überschneidungen mit dem Produkt Content Management Server 2001 (CMS2001), andererseits auch die Namensgleichheit mit einem freien Office Addon, den SharePoint Team Services (STS), welche allerdings nur auf die Team-Organisation und die Zusammenarbeit in Teams ausgerichtet waren.

Mit der Veröffentlichung von Office 2003 änderte sich auch im SharePoint-Umfeld einiges. Die SharePoint Team Services wurden zu Windows SharePoint Services (WSS) umbenannt und zu einem Bestandteil des Windows Server 2003 – sie stellten neben einem Speicher für die Zusammenarbeit auch ein web-part User Interface auf ASP.Net-Basis bereit. Damit bildeten sie auch die Grundlage für die zweite Version des SharePoint Portal Server mit der Bezeichnung Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 (SPS2003). Seine Hauptfunktionen waren die Indexierung und Suche, Personalisierung sowie verbesserte Taxonomien. So verabschiedete man sich sowohl vom bisherigen Front-End (Digital Dashboard) als auch vom Speicher Back-End (Web Store) wobei ersteres durch das .Net-Framework letzteres durch SQL-Datenbanken abgelöst wurde. Allerdings gingen mit diesen Umstellungen auch einige Funktionen verloren. Gerade der Bereich Dokumenten-Management, also der ursprüngliche Zielbereich, musste neben den gefragten Portalfunktionen zurückstecken. So gab es z. B. weder Möglichkeiten für eine feingranulare Versionierung noch ein robuste Check-In/Check-Out-Funktionalität.

Nachdem sich SharePoint damit von der DMS-Ausrichtung hin zum Portal entwickelt, und sich auch im Gartner Portal Quadranten etabliert hatte, rückte – nicht zuletzt aufgrund der Skandale um Enron und Worldcom und der folgenden Entwicklung von SOX (Sarbannes-Oxley Acts) – Dokumenten- und besonders auch Records-Management wieder in den Fokus. Es galt nun, die gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf die Speicherung digitaler Informationen zu beachten. Hier hatte SPS2003 nicht viel zu bieten, benötigte es doch selbst Zusatzkomponenten zur Archivierung.

2007 wurde dann die Vorgängerversion des neuen Microsoft SharePoint Servers 2010 veröffentlicht. Dabei wurden zum einen einige Schwachstellen des Vorgängers beseitigt, zum anderen wurden etliche neue Funktionen integriert. Dies betraf neben dem Web-Content-Management und Business Intelligence vor allem auch die Bereiche ECM/Dokumentenmanagement sowie die Wokflowintegration. Nicht zuletzt aufgrund dieser Funktionserweiterungen wurde auch der Name angepasst. So wurde aus dem Microsoft SharePoint Portal Server der Microsoft Office SharePoint Server 2007, häufig auch als MOSS2007 abgekürzt.

Mit diesem Produkt hat Microsoft auch im ECM-Markt ein kräftiges Zeichen gesetzt. Sehr viele der namhaften ECM-Hersteller haben darauf auch reagiert, und versuchen seitdem Integrationen in die SharePoint-Umgebung zu entwickeln und für Kunden bereitzustellen. Auch bei Marktanalysten wie Gartner, hat das aktive Bemühen von Microsoft bereits Früchte getragen, und der MOSS hat es auch schon in den Leaderquadranten im Bereich ECM (Enterprise Content Management) geschafft.

Es bleibt allerdings festzustellen, dass auch der MOSS 2007 kein vollwertiges DM bzw. ECM-System war/ist. Zwar hat Microsoft sowohl die Such-, Collaborations- als auch die ECM-Funktionalitäten deutlich verbessert und das Produkt neu positioniert, allerdings handelt es sich nach wie vor eher um eine Collaborations-Software mit Basis-Funkionen im Bereich Enterprise Search und ECM.