Migration von ECM: Ein Buch mit sieben Siegeln, ein notwendiges Übel oder eine Chance!?
Hat man anfangs ein ECM noch mit einer langfristigen Perspektive eingeführt, so kann eine Migration sehr plötzlich kommen und den Projektalltag schnell durcheinander bringen. Es bedarf somit schon zur Einführung eines ECM einer genaueren Betrachtung zum Thema Migrationen!
Immerhin geht es um sensible Daten, also Informationen, die die Grundlage des Unternehmens betreffen und darstellen und vielfach über mehrere Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen. Fachbereiche haben jahrelang mit ihnen gearbeitet und sie innerhalb von Entscheidungsketten benutzt. Möglicherweise sind bereits Abschlüsse von Vorgängen erfolgt. Denkbar ist aber auch, dass Unterlagen längere Verweildauern haben – wie z. B. bei Versicherungen – und erst nach Ablauf von Vertragslaufzeiten abgeschlossen werden können. Danach tritt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ein. Im Lebensversicherungsbereich ist eine Aufbewahrungszeit von 100 Jahren und mehr keine Seltenheit.
Was tun mit Beständen in Systemen, die an ihre physikalischen, logistischen oder versionsbedingten Grenzen stoßen?
So verwundert es kaum, dass die häufigsten Gründe einer Migration wie folgt lauten:
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IT-Konsolidierung nach einer Fusion oder Unternehmensübernahme.
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Unzufriedenheit der Anwender mit dem vorhandenen ECM-System.
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Der Support des ECM-System wird seitens des Herstellers gekündigt. Dies kann infolge einer Insolvenz oder Übernahme der Fall sein.
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Die Integrationsfähigkeit in moderne Softwareumgebungen ist nicht gegeben.
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Die Upgrade- bzw. Update-Fähigkeit von angeschlossenen Drittsystemen wird nicht unterstützt (z. B. Betriebssystem, ERP).
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Die Laufwerke beziehungsweise die Medien-Typen sind veraltet und damit ineffektiv.
Darüber hinaus kann es notwendig sein, Archivbestände zu verifizieren. Kaum ein Archivsystem läuft jahrelang störungsfrei und kein Administrator ist fehlerfrei. Versionen von Datenbanken und anderen Komponenten werden aktualisiert und können nicht nur positive Auswirkungen auf die Funktionsqualität des Systems gehabt haben.
Folglich gibt es eine Reihe von Notwendigkeiten, die zu Prüf- und Migrationsbetrachtungen von Archiven oder ähnlichen Systemen führen.
Aus welchem Grund sollten Sie also Ihrem Archiv und seinem Bestand etwas Aufmerksamkeit widmen!?
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Zum Ersten wären da reine Sorgfaltsgesichtpunkte.
Jedes Archiv hat in seinem Lebenszyklus Unregelmäßigkeiten erfahren. Überprüfen Sie den Bestand und die Arbeitsweise des Archivs. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Datenbestand den zertifizierten Richtlinien wie AO, GOB, GOBS, GDPdU usw. entspricht.
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Reorganisieren Sie Ihren Datenbestand.
Eine am Anfang der Installation getroffene Entscheidung zur Struktur der Datenhaltung und ggf. deren Zugriff kann überholt sein oder nicht mehr den Erfordernissen ihrer Anwender entsprechen.
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Zu diesem Komplex gehört auch die Umsetzung von per COLD eingestellten Dokumenten. Diese können je nach gebendem System unterschiedliche Ausprägungen haben. Sekundärindex, Formulare (und deren Verwaltung), Versionen sind nur einige Stichworte.
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Reduzierung der Archivformate
Archive können eine Vielzahl von Formaten speichern, deren Anzeige viewerabhängig ist oder werden kann. Ziel sollte es sein, möglichst wenig editierbare und unterschiedliche Formate in einem Archiv zu halten. Eine Vereinheitlichung kann neben weiteren mittels PDF/A oder „Vertiffung“ erfolgen.
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Wechsel der physikalischen Archivbasis
Zeitgemäße Archivmedien haben immense Vorteile bei Sicherheit und Zugriffsgeschwindigkeit. Nicht nur die Migration auf aktuelle optische Datenträger ist möglich, sondern auch der Umstieg auf hochwertige RAID- oder CAS-Systeme.
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Wechsel des DMS oder Archivsystems
Hersteller kennen fast ausschließlich ihr eigenes System und bieten (Teil-)Hilfen für Umstiege an. Sie benötigen aber die Sicherheit einer ganzheitlichen Projektierung und Durchführung.
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