Migration von ECM-Systemen
Herr Rene Leimegger ist Projektleiter OA-Migration bei der Gebrüder Weiss GmbH in Österreich. Nach einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung erfolgt der Wechsel in die Computerbranche. In der NCR Schweiz erlernte er das Programmierhandwerk. 1992 erfolgte der Wechsel zu Gebrüder Weiss. Nach drei Jahren Applikationsentwicklung übernahm er die Oracle Datenbank Administration. Seit 1998 führte er mehrere Entwicklerteams, leitete verschiedene IT-Projekte und ist heute vor allem im Umfeld EDI (Electronic Data Interchange) tätig. Migration des optischen Archives bei Gebrüder Weiss Gebrüder Weiss ist einer der führenden österreichischen Logistik Dienstleister. Der Konzern bietet nicht nur den reinen Transport von A nach B. Gebrüder Weiss lagert Waren, verpackt, etikettiert sie, überwacht Lagerbestände, prüft die Qualität von Waren und montiert Module zusammen. Die Kerngebiete von Gebrüder Weiss sind von Basel bis Bukarest sowie China, Hong Kong und Singapur. Die 3.500 Mitarbeiter sind weltweit an 118 Standorten tätig und erwirtschafteten im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von 708 Millionen Euro. Ein optisches Archiv implementierte die Filiale Wien bereits im Jahre 1995. Damit hatte regional das Zeitalter der elektronischen Ablage bei Gebrüder Weiss begonnen. So richtig in Schwung kam die optische Archivierung erst 1998. Es wurde ein Archivierungssystem für den gesamten Gebrüder Weiss Konzern eingeführt. Im ersten Schritt wurden ausschließlich Speditionsbelege archiviert. Um die Vielzahl an verschiedenen Dokumenten bei der Scannung zu bewältigen und die Indizierung von nicht barcodierten Dokumenten zu erleichtern, wurde ein eigener Scan-Client entwickelt. Zudem wurden alle Dokumente, die gescannt werden mussten, mit einem Barcode versehen. Sukzessive wurden immer mehr Dokumente archiviert. Die Integration in das Finanzsystem SAP und das Sendungsverfolgungssystem im Internet trieben diese Entwicklung voran. Anfang 2003 gab es mehrfachen Anlass den Archiv Anbieter zu wechseln. Die Hauptgründe waren der notwendige Releasewechsel auf das neueste Software-Release des Anbieters. Dafür wären Investitionen für Lizenzen und der Neuerstellung unserer Cold-Archivierung, die nicht im Standard gelöst wurde, fällig gewesen. Weiterhin gab es keine Möglichkeit, unserem gesteigerten Bedarf an Sicherheit und Verfügbarkeit durch Spiegelungsmechanismen genüge zu tun. Der limitierte Dokumentdurchsatz und der mangelhafte Support sprachen ebenfalls für einen Wechsel. Nach der Entscheidung, einen neuen Anbieter zu evaluieren, wurde die PENTADOC als Berater zugezogen. Gebrüder Weiss versprach sich davon eine raschere Evaluation. Die Erfahrung bei der Festlegung notwendiger Entscheidungskriterien und der Erstellung eines Pflichtenheftes und vor allem die vorhandene Marktkenntnis der PENTADOC konnte genutzt werden. Die Wahl fiel auf das IXOS Archiv. Gemeinsam mit IXOS (heute Open Text) wurde das Migrationsprojekt konzipiert und umgesetzt. Gestartet wurde mit der genauen Spezifikation und Erstellung eines detaillierten Pflichtenheftes. Nachdem die Entscheidungen über die Hardware gefallen waren, zwei Windows Server mit je einer Plasmon DVD Jukebox, konnte die IXOS Software installiert werden. Um das Archiv möglichst ausfallsicher zu gestalten, wurde die Datenbank für die IXOS Verwaltungsdaten und die Gebrüder Weiss spezifischen Indexinformationen auf unseren Oracle Datenbank-Cluster gelegt. Dank der guten Integration von IXOS in das SAP Umfeld wurde dieses Thema zu Beginn in Angriff genommen. Listen und Journale wurden selektiv migriert. Zudem hat man sich dafür entschieden, die SAP Archiv Funktionalität zu nutzen und diese Reorg-Dateien im optischen Archiv abzulegen. Aufwändiger gestaltete sich die Migration des Gebrüder Weiss Speditionsarchives. Für die spezifischen Index Informationen wurde ein entsprechendes Datenmodell, angelehnt an dem bestehenden, erstellt. Die Befüllung bei der Migration erfolgte einmalig, direkt durch Datenübernahme aus der alten Datenbank. Die weitere Befüllung erfolgt direkt aus den sendenden Speditionssystemen. Die COLD Strecken mussten alle neu erstellt werden. Die Druckausgaben werden generell in PDF umgewandelt, mit den Index Daten „verheiratet“ und in das IXOS Archiv gestellt. Um nicht vom Beginn an alle Komponenten erneuern zu müssen, wurde der bestehende Scan-Client adaptiert damit er die gescannten Dokumente auch an IXOS übergeben konnte. Die speziellen Anforderungen, die Gebrüder Weiss an den Scan-Client stellt, ließen sich auch später nicht mit dem Standard Client lösen. Heute ist hier ein Ascent-Capture Client im Einsatz der mit einigen Customer-Modulen erweitert wurde. Für die Recherche wurde der Standard Client verwendet. Möglichst viele Standardkomponenten zu verwenden, war eines der erklärten Ziele. Die Gebrüder Weiss Sendungsverfolgung im Internet greift ebenfalls auf Dokumente im IXOS Archiv zu. Dies geschieht über http-Aufrufe. Mit dieser Technik gehen wir heute auch vermehrt dazu über, die Recherche direkt aus unseren Speditionssystemen zu ermöglichen. Eine der größten Herausforderungen im Migrationsprojekt war die Übernahme der Dokumente aus dem alten Archiv. Immerhin waren zu diesem Zeitpunkt bereits 35 Millionen Dokumente recherchierbar. Nach anfänglichen Schwierigkeiten mit dem Durchsatz konnte eine automatisierte Übergabe erstellt werden. Nach der Übernahme aller Dokumente der letzten drei Monate, die zu 95 Prozent recherchiert werden, wurden neue Dokumente ausschließlich in das neue Archiv gestellt. Bis wirklich alle Dokumente migriert waren, mussten unsere Mitarbeiter ältere Dokumente noch im alten Archiv recherchieren. Die komplette Datenübernahme dauerte in etwa 8 Monate. Heute archivieren wir monatlich knapp 600.000 Dokumente, scannen täglich über 20.000 Dokumente (etwa 30.000 Seiten) und können über 48 Millionen Dokumente in unserem optischen Archiv recherchieren. |
