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Migration von ECM-Systemen


Migrationsformen

Grundsätzlich werden zwei Arten der Migrationen unterschieden:

  • Softwaremigration

  • Datenmigration

Von einer Softwaremigration spricht man, wenn zu einem ECM-System des gleichen oder eines unterschiedlichen Herstellers gewechselt werden muss. Ebenso wird von einer Softwaremigration gesprochen, wenn z. B. in Folge einer IT-Konsolidierung die Zusammenführung von Beständen aus Systemen des gleichen Herstellers bzw. eines unterschiedlichen Herstellers ansteht.

Von einer Datenmigration spricht man, wenn Daten z. B. im Zuge eines Formatwechsels, Medienwechsels oder Hardwarewechsels (z.B. Jukebox) übertragen werden müssen. Als Sonderform der Datenmigration kann die Initial-Digitalisierung oder Altdatenübernahme von Papierdokumenten gesehen werden. Dieses Thema muss gesondert behandelt werden und wird in einem der folgenden Kapitel kurz beschrieben.

In Abhängigkeit der gewählten Migrationsart können dann drei unterschiedliche Migrationsverfahren angewendet werden:

  • Weiche Migration

  • Integrative Migration

  • Harte Migration (Big Bang)

Bei der „weichen“ Migration wird sukzessive respektive schrittweise – „ohne Bruch“ – das alte System in die neue Umgebung migriert. Dazu ist das Umkopieren und Neuorganisieren der Index-Datenbanken und der Export der Dokumente mittels Programmierung notwendig. Die „weiche“ Migration erfolgt im laufenden Betrieb, d.h. für die Zeitdauer der Migration werden Alt- und Neu-System parallel betrieben, was eine Mehrbelastung der Anwender bedeutet.

Die "integrative" Migration geht noch einen Schritt weiter als die "weiche" Migration, basiert aber auf ähnlichen Prinzipien. Das Ziel der "integrativen" Migration ist der Parallelbetrieb unterschiedlicher Systeme unter einem führenden ECM-System. Dazu wird durch Zusatzprogrammierung das Neu-System in die Lage versetzt, auf die Index-Datenbanken und die Dokumente des Alt-Systems zuzugreifen. Der Anwender greift über einen Benutzerclient auf zwei oder mehrere ECM-Systeme zu, was die Akzeptanz des Benutzers fördert. Jedoch muss weiterhin der Support des Alt-Systems garantiert werden.

Die aufwendigste Strategie zur Migration ist die „on demand“ Migration, eine Abwandlung der „weichen“ bzw. „integrativen“ Migration. Dies bedeutet, dass jeweils Bestände im Archiv zu aktuell verwendeten Vorgängen durch den aktiven Vorgang der Sachbearbeitung zur Migration angestoßen werden. Die Folge dieser Strategie ist die sehr lange Verfügbarkeit zweier Archive über einen längeren Zeitraum als bei den anderen Vorgehensweisen.

Die „harte“ Migration verfolgt das Ziel, das das neue ECM-System erst nach der kompletten Systemumstellung von ALT auf NEU produktiv eingesetzt wird. Die „harte“ Migration ist zeit- und kostenintensiv, bedeutet aber zum einen keine Belastung des Produktionssystems, da eine separate Migrationsumgebung verwendet wird, und zum anderen kürzere Laufzeiten der Migration durch die Unabhängigkeit von Zeitfenstern für Sicherungen und Migrationsaufgaben.

Aus der Erfahrung heraus bietet sich jedoch nur selten die Möglichkeit, an einem definierten Termin mit dem gesamten Datenbestand in ein ablösendes System umzusteigen. Die Lösung per „Umlegen eines Schalters“ ist nur in relativ überschaubaren Systemen und Beständen möglich.

„Harte" Migrationen beinhalten jedoch die Chance, das ECM-System neu zu strukturieren. So können neue Indexinformationen zur Recherche mit abgelegt und überflüssige Indexinformationen in der Datenbank gelöscht werden. Mit Softwarelösungen zur automatischen Klassifikation können so im Rahmen einer Migration nicht nur vernachlässigbare Dokumente ausgesondert (z. B. weil die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist), sondern auch parallel eine Neuindizierung vorgenommen werden.

Initial Digitalisierung

Wird ein neues ECM-System eingeführt, stellt sich immer wieder die gleiche Frage, Was geschieht mit den auf Papier befindlichen „alten“ Dokumenten. „To scan or not to scan: that is the question?”

In der Regel schrecken die hohen Kosten der Altdatenübernahme die Anwender ab und man entscheidet sich, die Daten nicht oder nur „on demand“, also wenn benötigt, zu scannen.

Doch die größten quantitativen und qualitativen Nutzeneffekte erhält der Anwender nur, wenn die Altdaten komplett übernommen werden. Die Übernahme der Altdaten verhindert Medienbrüche und nur so kann eine hohe Akzeptanz für die neue Technologie geschaffen werden. Zudem werden nur durch die Übernahme der Altdatenbestände alle wirtschaftlichen Faktoren eines ECM ausgeschöpft.

Bei der Altdaten-Digitalisierung sind grundsätzlich zwei Szenarien möglich:

  • eine Digitalisierung mit entsprechender Logistik im Haus (gemietet oder gekauft), entweder mit eigenem Personal oder durch Personal eines Scandienstleisters.

  • eine Digitalisierung in der Produktionsstätte des mit entsprechender Logistik ausgestatteten Scandienstleister.

Gleich für welche Alternative Sie sich bei der Initial-Digitalisierung entscheiden: Um die digitalisierten Belege im ECM wiederfinden zu können, müssen Indexkriterien vergeben werden. Zur Indexierung ist aber eines zu beachten: Eine manuelle Indexierung der Dokumente setzt Sachkenntnis voraus und ist daher nur bedingt durch Dienstleister machbar! Darüber hinaus ist eine Indexierung jedes einzelnen Dokuments sehr zeit- und kostenintensiv und neben dem laufenden Betrieb nicht realisierbar. Als Lösung hat sich da in der Praxis die Indexierung der Ordner und Hängeregister vor der Digitalisierung durch die Sachbearbeitung mittels Barcode durchgesetzt.

Dabei werden für jeden Ordner die Ordner-, Register-, Verschlagwortungs-informationen und eine Aufbewahrungs-Kennzeichnung durch den Sachbearbeiter in einer Vorindexierungsanwendung erfasst. Für jeden Ordner werden automatisch Barcode-Etiketten erzeugt und an den Sachbearbeiter übermittelt. Der Sachbearbeiter bringt diese Barcodes auf dem entsprechenden Ordner respektive Hängeregister an.

Abbildung 1

Anhand der Barcodes können die Ordner/Register/Dokumente im Digitalisierungsvorgang automatisiert indexiert werden. Die Ordner/Register/Dokumente können anschließend im ECM über die zuvor indexierten Ordner-, Register-, Verschlagwortungsinformationen und Aufbewahrungs-Kennzeichnung wiedergefunden werden.