Migration von ECM-Systemen
Das vorhandene Archiv mit seiner Ablagestruktur hat man zumindest beim Kauf recht gut verstanden. Man hat sich ja damals gut vorbereitet und dann letztlich entschieden. Bei der Zielanwendung oder dem empfangenden System ist das schon schwieriger. Das kennt man nicht so genau. Man soll jetzt den Weg erkennen, wie ein Beleg mit seinen beschreibenden Attributen (Verwaltungsinformationen, Suchbegriffe, ggf. Systeminformationen) umgezogen werden soll. Je mehr man sich damit beschäftigt, umso komplexer erscheint das Thema der Migration. Die PENTADOC ist seit Jahren im Bereich ECM-Migrationen ein anerkannter Partner und für konzeptionelle Vorarbeiten bekannt. Anwendungen leben und streben nach Verbesserungen der Funktionalitäten. Dies geschieht im simpelsten Fall durch Update einer Version. Bereits ein Versionswechsel kann zu umfangreichen Planungen und den erforderlichen Arbeiten führen. Plattform-, System- oder Anbieterwechsel ziehen solche geplanten Aktivitäten unvermeidlich nach sich. Wird der Hersteller eines Systems beibehalten, kann mit der Unterstützung dieses zumindest gerechnet werden. Ob diese dann umfänglich ist, bleibt abzuwarten. Der Rat der PENTADOC lautet: Migrieren muss jeder! Planen Sie frühzeitig Ihre Migration. Achten Sie daher bereits bei der Systemauswahl eines ECM auf Export- und Importschnittstellen, Migrationswerkzeuge, Unterstützung verschiedener Speicherkomponenten (CD- oder DVD-Jukebox, Worm- oder UDO-Jukebox, CAS, Tapelibaries etc.) und achten Sie bei der Wahl der Dateiformate zur Langzeitarchivierung auf standardisierte Dateiformate wie PDF/A oder TIFF. Und last but not least: Beginnen Sie frühzeitig, Ihr Verfahren zu dokumentieren. Spätere Migrationen sind einerseits bereits beim Design einer neuen Lösung zu berücksichtigen. Andererseits muss der Anwender aber auch das notwendige Übel Migration als Chance begreifen, seine Informationen besser zu erschließen und zukunftssicherer bereitzustellen. |