Neben einem umfangreichen SharePoint-Whitepaper, das Pentadoc im August 2010 veröffentlichen wird, haben sich die Spezialisten von Pentadoc Radar zudem einem nach wie vor anhaltenden Trend-Thema gewidmet:

Großes Potential für die elektronische Posteingangsbearbeitung

Das Thema der elektronischen Posteingangsbearbeitung beschäftigt den ECM-Markt bereits seit mehreren Jahren. Durch intelligentes und automatisiertes Bearbeiten von Eingangsdokumenten können wichtige Optimierungspotentiale in Unternehmen erzielt werden.

Schon in den Vorjahren belegten zahlreiche Marktstudien das große Interesse der Unternehmen am Thema elektronischer Posteingangsbearbeitung. Trotz hoher Aufmerksamkeit und eines bestätigten Trends liegen aber noch große Potentiale in diesem Bereich brach, da viele der von Pentadoc Radar befragten Unternehmen in der Vergangenheit noch keinerlei Bemühungen zur Automatisierung des Posteingangsbereich unternommen haben. Bei der aktuellen Studie von Pentadoc Radar wurden 158 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zum Einsatz und den Einsatzplanungen im Bereich der Posteingangsbearbeitung befragt.

Es gibt immer noch den Briefträger

Knapp 56 % der Unternehmen setzen noch keine Technologien zur Klassifikation und/oder Extraktion in der Posteingangsbearbeitung ein. Von den Unternehmen, die eine Lösung im Bereich elektronische Posteingangsbearbeitung einsetzen, nutzen knapp sechs Prozent die Möglichkeiten der reinen elektronischen Klassifikation der Eingangsdokumente – automatisierte Erkennung des Dokumenttyps, etwa drei Prozent beschränken sich auf die Extraktion der Daten, während der Großteil der Unternehmen (35,4 Prozent) die Lösungen zur Klassifikation sowie Extraktion in einem Prozess einsetzt.

Obwohl die Potentialen zur automatisierten Klassifikation und Extraktion von den befragten Unternehmen durchaus wahrgenommen werden, unterschätzen noch viele die Potentiale in der Datenweiterverwendung. Während 62,9 Prozent der Unternehmen die erfassten Daten in einem Dokumentenmanagementsystem und immerhin 40 Prozent in einem ERP-System weiterverarbeiten, liegt die Datenbereitstellung in einem CRM-System oder etwa einem Unternehmensportal bei unter 15 Prozent. Es wird hier seitens der Unternehmen noch stark zwischen den einzelnen Systemwelten unterschieden, sodass eine systemübergreifende Datenbereitstellung der Eingangspost eher zu den Ausnahmen zählt.

Blickt man auf die aktuellen Projektplanungen der bisherigen Nicht-Anwender, so planen derzeit gut 72 Prozent der Unternehmen eine baldige Einführung entsprechender Technologien. Immerhin 60 Prozent dieser Befragten planen hierbei eine vollautomatisierte Posteingangsbearbeitung inkl. Workflow und elektronischer Vorgangsbearbeitung. Als Ziel gilt für 90 Prozent der Unternehmen vor allem eine schnellere Vorgangsbearbeitung.

Frage: Was erhoffen Sie sich durch die Einführung einer entsprechenden Lösung?

Bewertet man die Beweggründe der verbleibenden 28 Prozent, die auch zukünftig keinen Einsatz entsprechender Technologien planen, so fällt auf: Während der Großteil eine zu kleine Unternehmensgröße bzw. ein zu geringes Posteingangsvolumen als Grund nennt, führen auch mehrere größere Unternehmen (>100 Mitarbeiter) an, dass sie das Einspar- und Optimierungspotential für nicht klar berechenbar halten und eine Investition aus diesem Grund nicht in Frage kommt.

Guido Schmitz, Vorstand der Pentadoc AG, fügt an: „Die Umsetzung von Projekten im Bereich elektronische Posteingangsbearbeitung ist nicht trivial. Oftmals werden die Projektaufwände unterschätzt und man lässt sich allzu oft von falschen Automatisierungskennzahlen und ROI-Betrachtungen in die Irre führen. Mit der richtigen Herangehensweise – Fokus auf die Organisation, nicht auf die Technik – lassen sich jedoch für jedes Unternehmen Optimierungspotentiale erreichen!“

Es sind somit auch hier die Hersteller und Berater gefragt, um im komplexen Projektumfeld der Posteingangsbearbeitung für mehr Transparenz zu sorgen.

Die gesamten Studienergebnisse erhalten Sie auch unter:

http://www.pentadoc.com/shop/