Migration von ECM-Systemen

Projektphasen einer Migration

Eine Migration lässt sich grob in fünf Projektphasen untergliedern:

Ist-Zustand-Erfassung
Konzeption/Planung
Durchführung/Realisierung
Programm-Migration
Kontrolle / Abnahme

Ist-Zustand-Erfassung

In der Ist-Zustand-Erfassung wird mit verschiedenen Werkzeugen, wie z. B. Fragenbögen, die Analyse des Ist-Zustandes als effiziente Grundlage für die Planung der Konfiguration und des Customizing des neuen Systems und die Kosten- und Zeitplanung durchgeführt. Dabei gilt es insbesondere, die folgenden Faktoren näher zu untersuchen:

Datenstruktur (Dokumente)
Indexstruktur (Attribute, Indexe)
Verwaltungsinformationen (Berechtigungen, Systemdaten)
Funktionen (Prozesse)
Front-End-Programme

In dieser Projektphase gilt es zudem, Antworten und Entscheidungen auf folgende Fragen zu bekommen:

Was für ein gebendes System bildet die Basis?
Wie ist die Einbettung in die IT-Struktur des Hauses und welche Gegebenheiten sind zu beachten?
Systembeschaffenheit
Gibt es proprietäre Komponenten z. B. im Bereich Betriebssystem, Datenbank, Archivmedien usw.?
Struktur des Bestandes Festplatten, optische Datenträger, andere wie Bänder oder Partitionen
Ist der Bestand konsistent?
Die wenigsten Archive sind über ihre Nutzungsdauer störungsfrei gelaufen. Meist ergeben sich Abweichungen zwischen Datenhaltung und –verwaltung.
Wie sieht das empfangende System aus?
Funktionsweise und wie sollten dementsprechend Daten aufbereitet sein? Es geht hier nicht nur um grundsätzliche Funktionsweisen, sondern um effiziente Übernahmemöglichkeiten speziell bei größeren oder zeitkritischen Beständen.
Wie müssen Daten behandelt werden?
Als Beispiel sind hier Änderungen von Grafikformaten zu nennen (JPG, TIFF, PDF/A, o.a.). Auch Konvertierung von Single- in Multipage kann gefordert sein.
Wie müssen Verwaltungsdaten und Suchbegriffe aufbereitet werden?
Strukturen von Datenbanken oder allgemein die Haltung von Suchbegriffen ändert sich bei erweiterten Funktionalitäten. Strukturen von insertfähigen Sätzen müssen definiert werden.
Welche Protokolle sollen geführt werden?
Solche zur Bestandsaufnahme, Behandlung, Datenübertragung, Import Zielsystem, Vergleich von Alt- und Neubestand
Fehlerbehandlung/Eskalationsmanagement
Was soll im Fall eines Problems getan werden?
Beispiele: Kein Dokument zum Attributsatz, Seitenanzahl des Dokumentes abweichen, Grafik beschädigt, Attributsatz unvollständig (Pflichtfelder sind leer) usw.
Wie soll ein Transfer von Daten zwischen Alt- und Neusystem erfolgen?
LAN, WAN, andere DV-Leitungen und Datenträgeraustausch sind nur einige Möglichkeiten. Die Sicherheit steht im Vordergrund.
Sicherheit beim Operating
Alle Aktionen, Tools und Werkzeuge können so konzipiert und eingesetzt werden, dass das kontrollierte Bedienen dem Kunden überlassen werden kann. Die nach Konzept erstellten Komponenten werden übergeben und der Funktionsweg geschult. Dem Kunden ist die Bedienung über den erforderlichen Zeitrahmen nach eigenem Ermessen möglich. Aufsetzpunkte erlauben bei Problemsituationen das Rücksetzen gestörter Programmabläufe.

Werden optische Laufwerke eingesetzt, so stellen diese auf Grund ihrer physikalischen Leistungsfähigkeit einen Engpass dar. Laufwerke ermöglichen meist das Lesen einer aktuellen Kapazität und der vorausgegangenen. Viele Archive werden oder wurden im Mischbetrieb gefahren. Bei Migrationen müssen alle je gefahrenen Betriebssituationen berücksichtigt werden.

Daneben gilt es, den Bestand vom Umfang her zu bewerten. Die Größe des Archivs ist ein entscheidender Faktor bei anstehenden Migrationsprojekten. Zwei Kennzahlen sind wichtig: die des Archivbestandes in Dokumenten und der in Seiten.

Der Dokumentenbestand sollte gleich dem Bestand der (Recherche-) Sätze in der Datenbank sein. Die Seiten sollten hochgerechnet mit einem durchschnittlichen Speicherbedarf der tatsächlichen Speicherbelegung auf den Archivmedien entsprechen. Verwaltungsdaten auf den Archivmedien werden herausgerechnet.

Konzeption und Planung

Diese Projektphase findet in enger Zusammenarbeit mit dem Archiv-Anbieter statt und ist grundlegend für die spätere Migrationstrategie. In der Konzeption müssen die Antworten aus dem Kapitel Ist-Zustand-Erfassung in ein lückenloses Feinkonzept überführt werden.

In dieser Projektphase gilt es insbesondere noch Antworten und Entscheidungen auf folgende Fragen zu bekommen:

Wie und wann soll migriert werden?
Dabei wird nicht nur die zeitliche Abfolge berücksichtigt, sondern auch die bisherige Verfügbarkeit sichergestellt! Kein Archiv oder Datenbestand kann tagelang aus dem Praxisbetrieb genommen werden.
Kann ein dediziertes Migrationssystem eingesetzt werden?
Ein solches hat den Vorteil, ohne Auswirkungen auf die Praxisrechner des Kunden zu arbeiten.

Können Arbeiten als Dienstleistungen vergeben werden?
Dies ist möglicherweise effizienter als eigene Beistellung von Systemen und Personal!

Durchführung / Realisierung

Die Durchführung einer Migration soll an dem Beispiel einer „harten“ Migration verdeutlicht werden.

Bei der „harten“ Migration sind die folgenden Schritte zu durchlaufen:

Aufbau Migrationsumgebung
Aufsetzen des Migrationsprozesses
Realisierung
Testimport
Import des Dokumentenbestandes
Frozen-Zone und Cut-Over

Beim Aufbau der Migrationsumgebung ist die benötigten Hardware (z.B. Ausleseserver, Datenbankserver, Jukebox) zu konfigurieren und die Migrationsdatenbank muss mit der zuvor definierten Struktur aufgebaut werden. Anschließend wird der Migrationsprozess durch Konfigurieren und Modifizieren von Migrationstools (z.B. Klassifizierung, Fehlerbehandlung, Abgleich (Dokumentenebene), Bereitstellung) aufgesetzt.

In der Phase der Realisierung werden dann die Schritte Auslesen, Datenabgleich, Dokumentenprüfung, Klassifizierung, Fehlerbehandlung / -analyse, Konvertierung von Image-Formaten, Bereitstellung Objekte und Metadaten durchlaufen. Nach erfolgter Auslagerung der Dokumente und Metadaten kann dann ein Testimport zur Bestätigung und Abnahme des Migrationsverfahrens auf dem Zielsystem erfolgen. Nach erfolgreicher Abnahme des Testimports wird dann der gesamte Dokumentenbestand importiert. In der nun folgenden Frozen-Zone wird der Übergang vom Alt- auf das Neu-System vollzogen. Dazu wird das Alt-System gestoppt und es das Dokumenten-Delta ermittelt. Nach erfolgter Übernahme und Bereitstellung des Dokumenten-Deltas im Neu-System kann dieses in Produktion gehen. Jedoch muss zuvor die Abnahme des gesamten Dokumentenbestands gemäß Migrations-Feinkonzept erfolgen.

Programm-Migration

Bei der Programm-Migration werden die verwendeten Applikationen, falls erforderlich, neu entwickelt oder es findet eine Anpassung der Applikationen an das neue System statt. Das Front-End sollte unverändert bleiben, um die Anwenderakzeptanz zu gewahren.

Kontrolle / Abnahme

Ständige Kontrollen begleiten eine reibungslose Migration und auftretende Unstimmigkeiten müssen in jeder Phase mit dem Archivanbieter sofort abgesprochen werden.

Nach erfolgreicher Migration muss dann noch die Migration in Form einer Projektdokumentation inkl. sämtlicher Migrationsprotokolle dokumentiert werden. Dies wird nicht zuletzt teilweise bereits durch die Gesetzgebung gefordert.