Prüfkriterien ECMready

Das Zertifikat Trusted Product ECMready: Manage wird für ECM-Lösungen vergeben, welche bei einem Audit 200 Prüfkriterien in den folgenden Funktionsbereichen erfüllt haben:

1. Allgemeine Anforderungen

   Im Bereich allgemeine Anforderungen werden Prüfkriterien im Bezug auf Hardware-/Software-Anforderungen, Daten-Management, Sicherheitsmechanismen, Zugangskontrollen, und Reporting, Benutzerschnittstelle respektive Benutzerergonomie und Recherche, Navigation, und Anzeige von Dokumenten und Informationen nachgewiesen.

2. Document Management

   Im Bereich Document Management wird der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten und Informationen (von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung) nachgewiesen. Dabei werden insbesondere die typischen Charakteristika (Check-in/Check-out, Versionsmanagement, Suchen und Navigieren und Visualisierung) eines Dokumenten-Management-Systems hinterfragt. Darüber hinaus werden der Zugriff aus verteilten Standorten und die Anbindung von Groupware-Produkten nachgewiesen.

3. Workflow / BPM

   Im Bereich Workflow / BPM wird das Abbilden von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen, das Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhängenden Informationen, die Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten/Dokumente, das parallele und sequentielle Bearbeiten von Vorgängen, die Funktionalität der Wiedervorlage, das Setzen und Überwachen von Fristen, die Delegation, die Kontrolle und Dokumentation von Bearbeitungsständen und die Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen nachgewiesen.

4. Collaboration

   Im Bereich Collaboration wird das Verwalten und Nutzen von gemeinsamen Informationsbasen, das gemeinsame, gleichzeitige und kontrollierte Bearbeiten von Dokumenten und Informationen, das Definieren und Überwachen von Aufgabenlisten, das Management von Projektrisiken, die Verwaltung und Nutzung von Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten, die Verwaltungskomponenten wie Whiteboards, die Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing und die Integration von Informationen aus anderen Anwendungen nachgewiesen.

5. Recordsmanagement

   Im Bereich Recordsmanagement wird die Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen, der Aufbau, die Verwaltung und Nutzung von Thesauri- oder die kontrollierte wortschatzgestützte eindeutige Indizierung von Informationen, das Verwalten von Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsfristen, der Schutz von Informationen entsprechend ihrer Eigenschaften und die Nutzung internationaler bzw. standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Beschreibung von gespeicherten Informationen nachgewiesen.

6. Web Content Management

   Im Bereich Web Content Management wird die Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Informationen in einem kontrollierten Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess, die Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für Web-Präsentationen, die automatische Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate, personalisierte Anzeigen und Versionierungen, die sichere Trennung öffentlicher und nichtöffentlicher Informationen und die Visualisierung für die Präsentation mit Internet-Mitteln nachgewiesen.