Best Practice – Auswahl eines Input-Management-Systems

Das Input Management unterscheidet drei Wege der Verarbeitung von papierhaften Posteingängen nach der Erfassung: Frühes Scannen, spätes Scannen und die Massenerfassung. Für jede der drei Erfassungsarten werden im Vorfeld der Einführung des Input-Management-Systems organisatorische und technische Voraussetzungen definiert. Diese sollten sich an Kriterien, zum Beispiel Intensität, Frequenz, Bearbeitungszeit pro Dokumentenart, orientieren. Zusätzlich sollte überlegt werden, welche Scanner und wie viele Arbeitsplätze für die Bearbeitung bestimmter Dokumentarten bereitgestellt werden können. Denn es muss genügend Kapazität verfügbar sein, um Qualitäts- und SLA-Vereinbarungen einzuhalten.

Bei der Implementierung eines Input-Management-System sollte folgendes Vorgehen geplant werden:

Die Einführung erfolgt schrittweise nach der Bedeutung und dem Aufkommen einer Dokumentenart (Nutzenorientierung), um die nachgelagerte Prozessorganisation anpassen und die Mitarbeiter an die neuen Abläufe heranführen zu können. Mit jeder digitalisierten Dokumentenart erschließen sich Optimierungspotenziale in den Prozessen.

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About the Author

Angelina Grumist seit 2011 als Analyst für Pentadoc Radar tätig. Hauptaugenmerk ihrer Arbeit liegt auf der Marktanalyse sowie der Positionierung und Bewertung von Softwareherstellern für den deutschsprachigen Raum. Sie ist Spezialistin für die Themenfelder Input Management, Enterprise Content Management und Output Management, inklusive aller Teildisziplinen. Daneben gehören auch die Beratung von Anwenderunternehmen, insbesondere in der Softwareauswahl, zu ihren Aufgabenbereichen. Sie unterstützt Unternehmen in der Markteingrenzung, Anforderungsanalyse und rationalen Bewertung der verschiedenen Angebote und führt Kunden so schrittweise zur Auswahl des geeigneten Software-Anbieters.

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