Best Practice – Bieterpräsentation

Wenn ein Unternehmen vor der Einführung eines strategischen Produktes steht, werden die potenziellen Projektpartner zur Sicherung des Auswahlverfahrens gebeten, ihre im Angebot beschriebenen Lösungen in einer Bieterpräsentation zu demonstrieren. Das Ergebnis dieser praktischen Übung ist wesentlicher Bestandteil der Entscheidungsbildung für die Auswahl des optimalen Lösungsangebotes.

Der richtige Zeitpunkt für die Durchführung ist dann, wenn alle Angebote formal ausgewertet sind. In vielen Auswahlverfahren bleiben in der Regel maximal drei Anbieter übrig, die grundsätzlich für die Realisierung des anstehenden Projektauftrags in Frage kommen. Diese werden aufgefordert, ihre Lösung am praktischen Beispiel zu demonstrieren.

Es empfiehlt sich eine methodische Vorgehensweise. Aus dem Prozessumfeld, in dem die angestrebte Lösung zukünftig wirken wird, werden geeignete Use Cases erarbeitet. Die Beschreibung dieser Anwendungsfälle muss so detailliert sein, dass die Anbieter in der Lage sind, ihre Anwendung entsprechend vorzubereiten. Es reicht also nicht aus, eine reine Prozessbeschreibung zu verfassen, sondern darüber hinaus müssen auch die systemischen Anforderungen – zum Beispiel Import- und Exportschnittstellen, funktionale Integrationen in externe Anwendungen, dokumentenspezifische Informationen, Mitarbeiterrollen und weitere Details exakt beschrieben sein.

Besonders interessant ist es, solche Prozessvarianten in die Aufgabenstellung einzubeziehen, die womöglich unternehmensspezifisch sind. Um die Leistungsfähigkeit der Anwendung zu prüfen, können dem Anbieter gerne auch adhoc Aufgaben zur Umsetzung während der Bieterpräsentation an die Hand gegeben werden.

Nicht zuletzt sollten für die praktische Durchführung möglichst realistische anonymisierte / pseudonymisierte Dokumente und Daten aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden.

Für Auftraggeber und Auftragnehmer gilt: beide Seiten müssen sehr sorgfältig und detailliert an die Vorbereitung der Bieterpräsentation herangehen. Sollten Sie an unserem Erfahrungswissen zur Vorbereitung und Durchführung einer Bieterpräsenation interessiert sein, registrieren Sie sich doch in unserem Radar Portal und lesen Sie dort die vollständige Best Practice.

 

About the Author

Angelina Grumist seit 2011 als Analyst für Pentadoc Radar tätig. Hauptaugenmerk ihrer Arbeit liegt auf der Marktanalyse sowie der Positionierung und Bewertung von Softwareherstellern für den deutschsprachigen Raum. Sie ist Spezialistin für die Themenfelder Input Management, Enterprise Content Management und Output Management, inklusive aller Teildisziplinen. Daneben gehören auch die Beratung von Anwenderunternehmen, insbesondere in der Softwareauswahl, zu ihren Aufgabenbereichen. Sie unterstützt Unternehmen in der Markteingrenzung, Anforderungsanalyse und rationalen Bewertung der verschiedenen Angebote und führt Kunden so schrittweise zur Auswahl des geeigneten Software-Anbieters.

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