Best Practice – Produktauswahl eines Dokumentenmanagement Systems

Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) ist eine komplexe Aufgabe, denn zahlreiche Kernprozesse sind von diesem System abhängig. Organisatorische und technische Veränderungen greifen in die gewachsene Struktur der Organisation direkt und an mehreren Stellen ein.

Die technische Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements bietet wertvolle Potenziale, deren Nutzung aufgrund der implementierten Anwendungslandschaft häufig nur dann gelingt, wenn beide Seiten, Hersteller und Anwenderunternehmen, vor der Projektumsetzung IST und SOLL detailliert und vollständig beschreiben.

Ein DMS auszuwählen, das exakt zu den eigenen Anforderungen passt, benötigt zunächst eine klare Vorstellung der zukünftigen Arbeitsumgebung. Dafür müssen die Fachbereiche zusammenarbeiten und ihre fachliche Sicht zur zukünftigen Arbeitsweise liefern. Hieraus entsteht die Grundlage für die zielorientierte Entscheidung zur Einführung des DMS.

Grundsätzlich sollte der Anwendungsbereich des DMS überlegt und analysiert werden: Soll es als führende Anwendung für die Archivierung, die eAkte oder die initiale Aufgabenverteilung (Aufgabenliste oder Postkorbsystem) eingesetzt werden. Daraus werden die Funktionen abgeleitet, die das DMS mitbringen sollte. Doch nicht nur die Funktionen sollten im Vorfeld geklärt werden, sondern auch weitere Punkte, wie z.B. die Schnittstellen zu externen Anwendungen oder die Optionen, die das DMS und die Kernanwendungen in Bezug auf die dokumentengesteuerte oder transaktionsgesteuerte Aufgabensteuerung bieten sollen. Nicht zu vernachlässigen ist an dieser Stelle auch die Betrachtung der sich ändernden Arbeitsabläufe im Unternehmen.

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About the Author

Angelina Grumist seit 2011 als Analyst für Pentadoc Radar tätig. Hauptaugenmerk ihrer Arbeit liegt auf der Marktanalyse sowie der Positionierung und Bewertung von Softwareherstellern für den deutschsprachigen Raum. Sie ist Spezialistin für die Themenfelder Input Management, Enterprise Content Management und Output Management, inklusive aller Teildisziplinen. Daneben gehören auch die Beratung von Anwenderunternehmen, insbesondere in der Softwareauswahl, zu ihren Aufgabenbereichen. Sie unterstützt Unternehmen in der Markteingrenzung, Anforderungsanalyse und rationalen Bewertung der verschiedenen Angebote und führt Kunden so schrittweise zur Auswahl des geeigneten Software-Anbieters.

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