Digitale Helferlein in der Praxis – Wo Robotics schon heute Alltag ist

zwei rpa roboter

Im zweiten Artikel unserer Reihe zum Thema Robotics und Robotic Process Automation (RPA) haben wir den Software-Robotern noch einmal genauer unter die Haube geschaut und die Technologie dahinter ausführlich erklärt. Um das Thema abzuschließen, folgt nun der Spagat zwischen Theorie und Praxis. Wir zeigen Ihnen, wo RPA schon heute zum Alltag gehört und verdeutlichen die Einsatzmöglichkeiten anhand von drei Success Stories aus unterschiedlichen Branchen.

Bearbeitung von Härtefallanträgen einer Krankenkasse

Ausgangssituation

Vor allem im Gesundheitsmarkt sind strukturierte Daten, zum Beispiel auf Antragsformularen oder Rechnungen, ein großer Faktor, wenn es um die Erfassung von Daten geht. Eine Krankenkasse wollte den Aufwand der manuellen Bearbeitung von Härtefallanträgen reduzieren und implementierte in Zusammenarbeit mit Swiss Post Solutions (SPS) eine RPA-Software zur Bearbeitung von jährlich rund 30.000 Anträgen.
Diese erreichten die Krankenkasse bis dato auf digitalem Weg per E-Mail und mussten manuell durch fachkundige Sachbearbeiter geprüft und freigegeben werden. Die Bearbeitung eines Erstattungsvorganges dauerte in der Regel knapp 30 Minuten, insbesondere, weil eine hohe Anzahl an Geschäftsregeln berücksichtigt werden muss. Zu Hochzeiten mussten zusätzliche Saisonmitarbeiter eingestellt werden, um die zeitliche Erfassung und Bearbeitung aller Anträge gewährleisten zu können.

Lösung

Die von SPS implementierte Lösung sah eine Kombination aus Optical Character Recognition (OCR) und RPA-Software vor. Erstere ist für die Erkennung des Textes notwendig. Die Daten aus allen der E-Mail angehängten Dokumenten wurden ausgelesen und in eine für den Software-Roboter einheitliche und strukturierte CSV-Datei überführt. Waren alle Daten erfasst, startete dieser daraufhin mit der Bearbeitung der Härtefallanträge. Bei Unregelmäßigkeiten informierte das System einen Mitarbeiter, welcher sich des Problems manuell annehmen musste.

Systeme im Einsatz

  • OCR-Software
  • RPA-Software

Nutzen

Insgesamt konnte laut Anbieter SPS, durch den Einsatz von RPA, eine Reduzierung der Bearbeitungszeit um 50% erreicht werden. Das saisonal bedingte Einstellen von weiterem Personal war nicht mehr von Nöten, da der Roboter den Prozess ganzjährig 24/7 durchläuft. Zugleich erhalten die Versicherten der Krankenkasse ihre Erstattung im Härtefall vergleichbar schneller, was die Zufriedenheit mit der Krankenkasse steigert.

Radar-Meinung

Dieser Anwendungsfall ist ein Paradebeispiel für den Einsatz von RPA. Anhand der nachgewiesenen Effizienzsteigerung lässt sich der erwartbare Nutzen für jedes andere Szenario anschaulich übertragen, sobald ein automatisierter Umgang mit Formularen diskutiert wird. Am Beispiel “Härtefallantrag” rückt zudem ein weiterer Aspekt in den Vordergrund: Je nach ausgewähltem Prozess spielt der subjektiv wahrgenommene Zeitgewinn eine bedeutende Rolle. Initiale Entscheidungen über den Einsatz robotischer Lösungen sollten nicht allein anhand reiner Zahlenspiele gefällt werden, sondern auch hinsichtlich lebenspraktischer Konsequenzen für Kunden und Mitarbeiter.

 

Auf der nächsten Seite folgt ein Beispiel aus der Logistikbranche.

About the Author

Markus Hemmerist seit zweieinhalb Jahren im Team von Pentadoc Radar. Er beschäftigt sich mit den Themen Input Management, Enterprise Content Management und Output Management. Seine Tätigkeitsfelder umfassen u.a. das Content- und Customer Relationship Management sowie die Analyse von Marktstudien.