Einleitung

247.000.000.000 E-Mails...

... werden laut einer aktuellen Studie von Radicati derzeit pro Tag versendet. Bei einem Großteil davon, nämlich ca. 81 % und somit ungefähr 200.070.000.000 Stück, handelt es sich gemäß derselben Studie um Spam. Demnach bleiben 46.930.000.000 E-Mails, die mehr oder weniger sinnvollen Inhalt haben. Auch wenn diese Zahlen mit Vorsicht zu genießen sind, so sind sie doch beeindruckend und zeigen, dass man dem Thema „E‑Mail“, gerade unter Anbetracht der Wachstumsraten, in Zukunft noch mehr Aufmerksamkeit schenken muss.

Aber was ist „E‑Mail“ eigentlich? Die Bezeichnung ist inzwischen in den allgemeinen Sprachgebrauch übergegangen und setzt sich aus den beiden Wörtern „Electronic“ und „Mail“ zusammen. Als Ray Tomlinson 1971 die erste E-Mail im ARPANET – dem Vorgänger des Internet – von einem Großrechner im Raum zum anderen versendete, konnte auf diese Weise nur Text ausgetauscht werden. Heute ist E-Mail sowohl auch im privaten als auch ich geschäftlichen Bereich das Kommunikationsmedium schlechthin.

Laut der oben erwähnten Studie ist das Volumen an E-Mails, das einzelne Mitarbeiter bereits heute eine Menge von fast 170 E-Mails am Tag – und das mit steigender Tendenz.

Abbildung 1: Entwicklung der Menge an E-Mails (Quelle: Radicati)

Unabhängig davon, wie viele Nachrichten es letztendlich sind, hat fast jeder schon die Erfahrung gemacht, dass eine dringend benötigte E-Mail in der Masse verloren gegangen ist. Im besten Fall lässt sich diese über die Suche oder ein Ordner-System schnell wieder finden. Im schlimmsten Fall wurde sie versehentlich gelöscht und die Daten sind verloren.

Dabei gilt es aber auch den ursprünglichen Absender zu betrachten, der auf eine Reaktion wartet. So hat die novomind AG in ihrem „Reality Check 2009“ festgestellt, dass bei 40 % der deutschen Unternehmen und Ämter E‑Mail-Kundenanfragen unbeantwortet bleiben.

Die E-Mail ist im Geschäftsleben nicht mehr weg zu denken und dennoch bereitet der Umgang mit dem Medium E-Mail vielen Unternehmen und den Mitarbeitern nicht zu vernachlässigende Probleme. Doch wie ist der aktuelle Status im Umgang mit E-Mails und was sollten Unternehmen beachten, bzw. wie sollte man mit E-Mails zukünftig umgehen?