HVB Leasing GmbH

In der HVB Leasing Gruppe vereint sich Kompetenz im Segment der Finanzierung von mobilen Investitionsgütern.

Mit der 1963 gegründeten HVB Leasing GmbH steht mittelständisch orientierten Geschäftspartnern sowie internationalen Konzernen und Privatpersonen eine Universal-Leasinggesellschaft mit einer umfassenden, wettbewerbsfähigen Produktpalette zur Verfügung. Die Stärken liegen sowohl in der effizienten und kompetenten Darstellung des klassischen Mobilien-Leasinggeschäftes als auch in der Erarbeitung individueller Konzepte für strukturierte Geschäftsmodelle.

Die HVB Investitionsbank GmbH ergänzt die Palette der Leasingvarianten und erweitert damit den Handlungsspielraum. Spezielle Finanzierungsprodukte bieten Lösungsansätze zur Erhöhung der Liquidität und damit der unternehmerischen Beweglichkeit.

Weitere Tochtergesellschaften, z.B. Structured Lease GmbH, LFL Luftfahrzeug Leasing GmbH und Mobility Concept GmbH konzentrieren sich auf die Herausforderungen spezieller Marktteilnehmer bzw. definierter Objektgruppen.

Die Strukturen der HVB Leasing Gruppe berücksichtigen die flächendeckende Präsenz in den regionalen Märkten und die bundesweite sowie internationale Ausrichtung unserer Geschäftspartner.

Wie alles begann.

Nachdem unser Vertriebsdirektor bei einem Auswärtstermin eine elektronische Akte im Einsatz gesehen hatte, war sofort klar: „Das brauchen wir auch!“

Als gute IT-Abteilung lassen wir uns so etwas natürlich nicht zweimal sagen. Schnell war ein Projekt aufgesetzt. Messen wurden besucht und erste unverbindliche Gespräche wurden mit DMS-Anbietern geführt.

Wir mussten jedoch schon nach kurzer Zeit feststellen, dass, je länger wir uns mit dem Thema DMS beschäftigten, eigentlich immer mehr Fragen auftauchten, wie zum Beispiel:

Das Problem war jetzt nur, dass uns die allermeisten Fragen keine Software beantworten konnte. Überhaupt rückte das ganze Thema ‚Technik’ immer weiter in den Hintergrund um den Themen „Organisation“ und „Prozesse“ Platz zu machen. (Ironischer weise geht es in diesem Artikel aber dann letztendlich doch um das Versagen der Technik)

Sie ahnen es wahrscheinlich schon: Bei diesen Themen schließt sich der Kreis zur Pentadoc. Nach einem ersten Treffen wurde deutlich, dass wir uns mit Pentadoc genau die Erfahrung mit ins Boot holen, die uns fehlte.

Im Rahmen eines PENTAcheck’s ließen wir uns ein Grobkonzept, eine Machbarkeitsanalyse und eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchführen und präsentieren.

Die Ergebnisse waren für alle Beteiligten allerdings sehr überraschend: Ja, wir können ein DMS gut gebrauchen. Aber noch viel besser können wir einen elektronischen Workflow für unsere Eingangsrechnungsbearbeitung gebrauchen!

Natürlich wussten wir auch schon vorher, dass es durchaus noch Optimierungspotenzial bei der Eingangsrechnung gab, aber hier wurde uns das erste Mal schwarz auf weiß gezeigt, wie hoch die Einsparpotenziale liegen und mit welche Maßnahmen dieses Potenzial gehoben werden konnte.

Stolpern ...

Stolpern? Alles läuft doch perfekt! Wir wissen jetzt genau was wir als Erstes (Eingangsrechnung) und Zweites (elektronische Akte) brauchen, welche Schwerpunkte wir setzen müssen und welchen Nutzen wir am Ende haben werden. Was soll da noch schiefgehen?

Parallel zur Erstellung der Feinkonzepte und Pflichtenhefte fingen wir also an und machten uns auf die Suche nach einem geeigneten DMS-System mit einem mächtigen Workflow und einer guten Umsetzung einer elektronischen Akte.

Viele Termine und Vorführungen später hatten wir uns dann für das ‚passende’ System entschieden und legten los.

So richtig zum Laufen kamen wir bei der Umsetzung aber eigentlich nie. Acht Wochen lang wurde programmiert, konfiguriert, installiert, telefoniert, wurden Meetings abgehalten und Protokolle verschickt.

Nach acht Wochen mussten wir uns dann aber eingestehen, dass wir eine falsche Entscheidung getroffen hatten. Wir zogen die Reißleine, das Projekt wurde sofort gestoppt.

Was war schief gelaufen?

1. Das installierte Produkt passte eben doch nicht. Es handelte sich nicht um die beworbene integrierte Lösung, sondern vielmehr um zusammengestellte Lösungsinseln unter einer Oberfläche. Dieses führte dazu, dass unter der Oberfläche, zum einen verschiedene Workflowsysteme und zum anderen unterschiedliche Programmiersprachen zum Einsatz kamen.
2. Die Consultants des Herstellers kannten einfach nicht die Produkte, die sie installieren und konfigurieren bzw. programmieren sollten. In einem letzten Krisengespräch haben wir erfahren, dass die Know-how-Träger alle in einem anderen Großprojekt eingesetzt waren.
3. Die eingesetzte Software zur Rechnungslesung versagte vollkommen. Die Erkennungsrate lag bei ca. 0%, inklusive jeder Menge ‚False Positive’ erkannter Rechnungen. Ein fehlerfrei erkanntes Feld ist noch lange keine fehlerfrei erkannte Rechnung und je mehr Felder Sie identifizieren möchten, desto unwahrscheinlicher wird Ihnen dieses komplett gelingen.

Wo lagen nun die Ursachen?

1. Wir hatten versäumt bei der Testinstallation das Produkt von unseren Administratoren und Entwicklern begutachten und bewerten zu lassen.
2. Die mangelnde Qualität der Consultants war uns schon relativ früh aufgefallen. Hier hätten wir durchaus unserem Bauchgefühl etwas eher trauen sollen.
3. Die Eingangsrechnungen, eines auf die Finanzierung von mobilen Investitionsgütern spezialisierten Unternehmens, sind nicht trivial. 20.000 Rechnungen pro Jahr von 10.000 unterschiedlichen Lieferanten und alle ohne Bestellbezug werfen, trotz Abgleich gegen Stammdaten, viele Probleme auf:
   1. Das Erkennen des Absenders ist nicht immer einfach. Insbesondere sobald Niederlassungen auf der Rechnung stehen, wird es schwierig den richtigen Absender zu finden.
   2. Das Erkennen der Bankverbindungen ist auch nicht unproblematisch. Wenn zum Beispiel mehr als eine Bankverbindung auf der Rechnung steht, und das ist eher die Regel als die Ausnahme, wird es schwierig. Sobald dann noch im Freitext Passagen wie ‚Achtung, Bankverbindung hat sich geändert’ oder ‚Bitte überweisen Sie auf folgendes Konto’ oder ‚Achtung, abweichender Zahlungsempfänger’ sind Fehler vorprogrammiert.
   3. Das Erkennen des Rechnungsempfängers stellt sich ebenfalls als schwierig dar, insbesondere, wenn es in der Regel keine direkte Beziehung zwischen Rechnungsempfänger und Lieferant gibt. Häufig fehlt beim Rechnungsempfänger dann jeglicher Hinweis auf eine Abteilung, eine Niederlassung oder dem zugehörigen Vertrag.
   4. Rechnungsbeträge werden zwar erkannt, aber sobald es mehr als einen Umsatzsteuersatz auf der Rechnung gibt oder Zwischensummen aufgeführt werden, treten auch hier Probleme auf

Zusammenfassen lässt sich sagen, dass die Installation eines Prototyps bei uns vor Ort, wo wir bei der Installation, Konfiguration und dem Testbetrieb mit unseren Mitarbeitern begleitend tätig gewesen wären, uns vor diesem Stolperstein bewahrt hätte.

... aber nicht fallen!

Jetzt wussten wir zumindest, was wir zukünftig auf gar keinen Fall mehr wollten. Folgende Konsequenzen leiteten wir daher für uns ab:

1. Unsere Entwickler und Administratoren sollten sofort einen Blick unter die Oberfläche werfen und die Implementierung des Testsystems von Anfang an begleiten.
2. Jeder Consultant durchläuft eine Probezeit, in der er seine Qualifikation nachweisen muss.
3. Die Rechnungen werden zukünftig außer Haus von einem Dienstleister gescannt und von Menschen manuell bzw. halbautomatisch indexiert.

Nur welches System sollte es denn nun als nächstes sein? Etwa die zweitbeste Lösung? So richtig mochten wir das selber nicht glauben, so dass wir vor dem Dilemma standen, eine bisher unentdeckte Software finden zu müssen, die auch noch viel besser war, als alles was wir bisher gefunden hatten.

In dieser Situation war uns die Firma Pentadoc eine große Hilfe. Sie stellte den Kontakt zu der österreichischen Firma Braintribe her.

Wir luden also die Firma Braintribe zu uns nach Hamburg ein und stellten uns und unsere ‚Probleme’ vor. Die Firma Braintribe stellte daraufhin sich und ihre Lösung dar. Klar, dass die Lösung von Braintribe genau auf unsere Probleme passte. Klar ist doch aber auch, dass, nach den Erfahrungen die wir gemacht hatten, wir den Aussagen Firma Braintribe äußerst skeptisch gegenüber standen.

Was dann kam, wird von allen Projektbeteiligten noch heute unter dem Begriff ‚die Wette’ gern weitererzählt.

Braintribe wettete, dass beim nächsten 2-Tages Vorort-Termin, neben der Basisinstallation auf unserer Hardware, folgender Workflow prototyphaft implementiert wird:

1. Ein Dokument in das System importieren
2. Dieses Dokument wird in ein externes Archivsystem transferiert (proprietäre Schnittstelle auf einem Mainframe)
3. Recherchieren und Anzeigen des Dokumentes an einem lokalen Standard-Client, wobei ausdrücklich auf das Dokument im externen Archivsystem zugegriffen werden sollte.

Die Installation, Konfiguration und Programmierung findet unter den Augen von unseren Entwicklern und Administratoren statt und wird von den Consultants durchgeführt, die auch bei uns im Einsatz sein werden.

Mit dieser Wette waren genau die Bedingungen erfüllt, die wir uns selber für den nächsten Kandidaten gegeben hatten. Das Produkt konnte von uns von Grund auf begutachtet werden und die Consultants stellten Ihre Qualifikation unter Beweis.

Uns gefiel das Selbstbewusstsein, mit der die Firma Braintribe ihr Produkt und ihre Kompetenz vertrat und die Bereitwilligkeit, sich in die Karten schauen zu lassen. Die Chemie stimmte von Anfang an.

Über den nächsten Termin gibt es nicht viel zu erzählen, außer, dass aus dem 2-tages Termin ein eintägiger Termin wurde. Der Prototyp wurde innerhalb von wenigen Stunden fertig implementiert. Unsere Mitarbeiter gaben Ihre Einschätzung zur Technik und den Personen ab. Unser neuer Dienstleister war gefunden!

Was nun folgte ist die übliche Success-Story, natürlich ‚in time’, ‚in budget’ und ‚above user expectation’. Wir waren ‚back on track’! :-)

Zwei Jahre danach

Es gibt nur Gutes zu berichten:

Zusammenfassend bleibt zu sagen, dass, vorausgesetzt Sie haben den richtigen Technologiepartner an Ihrer Seite, das ganze Thema ‚Technik’ deutlich in den Hintergrund tritt, um den Themen „Organisation“ und „Prozesse“ Platz zu machen. ECM / DMS ist und bleibt ein Prozess- und Organisationsthema. Und um sich dieser Aufgabe voll und ganz widmen zu können, brauchen Sie Unterstützung durch eine Technik und durch Consultants, die Ihnen Sorgen und Arbeit abnehmen und nicht machen.