Interessante Umfrage-Ergebnisse

Um einen Überblick über die aktuellen Entwicklungen im Marktsegment „E-Mail-Management“ zu erhalten hatte Pentadoc Radar gemeinsam mit der BARC GmbH sowohl Anwender als auch Hersteller aus dem Bereich E-Mail-Management zu einer umfassenden Umfrage eingeladen. So haben von Mitte Juni bis Mitte Juli 2009 insgesamt 303 Anwender und 20 Hersteller an der Onlineumfrage teilgenommen.

Anwenderumfrage

Im Großen und Ganzen entsprechen die Mitarbeiterzahlen auch der Anzahl der Postfächer in den Unternehmen. Es machten aber deutlich mehr Unternehmen keine Angaben zu der Menge an Postfächern als zur Mitarbeiterzahl. Man scheint sich hiermit häufig nicht weiter auseinanderzusetzen.

Obwohl das Thema E-Mail-Management vielerorts als Problem erkannt und auch aktuell viel diskutiert wird setzen derzeit lediglich 35 % der Unternehmen ein System zum E-Mail-Management ein. Immerhin planen 60 % derer die aktuell noch keine entsprechende Lösung im Einsatz haben, eine Einführung.

Bei den Einführungsgründen von E-Mail-Management zeigt sich, dass die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben nachwievor zu den Haupttreibern zählt. Aber gerade das schnelle Wiederfinden von E-Mails und eine schnelle Vorgangsbearbeitung sind inzwischen ebenso äußerst wichtige Faktoren. Hier spiegeln sich genau die oben genannten Probleme wider.

Ein weiteres Problem das in vielen Unternehmen besteht sind fehlende Regeln für den Umgang mit E-Mails. Die E-Mail-Kommunikation scheint einer der letzten Bereiche zu sein, indem den Mitarbeitern freie Hand gelassen wird. Welche Konsequenzen das haben kann, wird auch in dem anschließenden Gastbeitrag von Dr. T. Hütter und Herrn F. Scholz der docs&rules GmbH erläutert.

Neben den rechtlichen Problemen hinsichtlich der Archivierung und des Datenschutzes steigt auch das Risiko durch Viren- und Phishing-E-Mails weiter an. Hier gilt es, klare Verhaltensregeln zu entwerfen und entsprechende Vereinbarungen mit den Mitarbeitern zu treffen.

Herstellerumfrage

Gerade bei den Einführungsgründen zeigt sich ein deutlicher Unterschied zwischen den Ansichten von Anwendern und Herstellern. Sechzehn der zwanzig Hersteller sehen die Kostenersparnis als den Haupttreiber für die Einführung eines E-Mail-Management-Systems an. Dieses Argument findet sich bei den Anwendern erst auf den hinteren Rängen. Hier scheinen die Anbieter noch nicht erkannt zu haben, welches Potential ihre Lösungen bieten und wie entscheidend die vollständige, zielführende und schnelle Bearbeitung der E-Mails geworden ist.

Ein weiterer Grund für diese Einschätzung könnte auch in den angegebenen Hauptfunktionen der Lösungen liegen. Hier liegt der Schwerpunkt aktuell ganz klar im Bereich der Archivierung. Mit neunzehn von zwanzig Herstellern geben fast 100 % dies als Kernaufgabe an. Diese Funktion sollte jedoch nur die Basis für die Integration der E-Mails in die unternehmensinternen Prozesse darstellen. Alleine durch die Archivierung wird nur ein Bruchteil der Anforderungen erfüllt und viel Potential bleibt ungenutzt.

Interessant ist auch, welche Positionen aus Sicht der Hersteller bei der Einführung einer Lösung im Bereich E-Mail-Management beteiligt sein sollten:

Anwender-befragung

Hersteller-befragung

Auf beiden Seiten spiegelt sich wider, dass das Thema E-Mail-Management in erster Linie aus technischer Sichtweise betrachtet wird. So steht bei beiden Gruppen die IT-Administration an erster Stelle. Die Verteilung auf Seiten der Hersteller lässt allerdings erahnen, wie wichtig es ist auch die anderen Abteilungen mit einzubeziehen; schließlich ist es nicht in erster Linie die IT-Administration, die mit dem System produktiv arbeiten muss.

Überraschend ist, dass sowohl bei den Anwendern als auch bei den Herstellern der Prozentsatz derer, die externe Berater mit einbeziehen würden bei unter 20 % liegt. Wie sich diese Einschätzung bei der Projektumsetzung auswirkt zeigt sich bei der Frage nach den Problemen die sich im Rahmen der Einführung ergeben.

Offensichtlich wird der organisatorische Aufwand, den ein E-Mail-Management-Projekt mit sich bringt deutlich unterschätzt. Es ist ein hohes Maß an Planung und Koordination gerade zwischen den unterschiedlichen Betroffenen Gruppen nötig, so dass eine globale Sichtweise auf das Unternehmen möglich ist und die verschiedenen Probleme nicht isoliert betrachtet werden.

Weitere Ergebnisse, eine umfassende Auswertung der Umfragen sowie eine Betrachtung der Zusammenhänge finden sie in der Marktstudie „Entwicklungen im Bereich E-Mail-Management“, die in Shop der PENTADOC AG erhältlich ist. Bezugsquelle: www.pentadoc.com/shop