In vielen Situationen wird das Medium E-Mail derzeit aus reiner Gewohnheit und Bequemlichkeit eingesetzt. Dabei wird allerdings nicht bedacht, dass es in erster Linie für den Absender bequem ist. So werden zum Beispiel Dokumente gleichzeitig an verschiedene Kollegen zur Überarbeitung versandt – was nahezu zwangsläufig zu einem „Versionschaos“ führt. Ein anderes Beispiel ist die Koordination von Terminen per E-Mail: Irgendjemand hat meist doch nochmal einen anderen Terminwunsch oder korrigiert die Agenda – das führt häufig zu einem „Ping-Pong-Effekt“. Wird dann zu allem Überfluss noch die ganze Abteilung per cc-Versand in die Kommunikation eingebunden, hat das gewohnte Vorgehen vor allem Eins zur Folge: Chaos und immer weiter überfließende Postfächer.

Für den Empfänger ist es häufig schwierig sich in der Menge an E-Mails zurecht zu finden, schnell zu reagieren und zusätzlich allen Anforderungen an die compliance-konforme Archivierung gerecht zu werden. Um die E-Mail-Kommunikation zukünftig sinnvoll nutzen zu können, muss sie entlastet und auf die Bereiche beschränkt werden, für die sie sich am besten eignet: zum Beispiel den schnellen und durch Verschlüsselung und digitale Signatur auch sicheren Transport von geschäftlich relevanten, archivierungspflichtigen Dokumenten.

Einige Alternativen, die sich in den anderen Bereichen anbieten, sollen kurz angesprochen werden:

Um dieses Ziel zu erreichen müssen andere zur Verfügung stehenden Kanäle betrachtet werden. Sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation sind hier neue Möglichkeiten entstanden. Neben Instant-Messaging, das sich zum Beispiel in den USA bereits weitgehend durchgesetzt hat, sind hier auch im Rahmen des „Web 2.0“ neue Möglichkeiten entstanden, die sich nach und nach den Weg in die Unternehmen bahnen.

Instant Messaging

Als eine Art „Echtzeit-E-Mail-System“ positioniert sich dieser Kanal zwischen dem Telefonat und der E-Mail. Gegenüber Telefon und E-Mail hat es den Vorteil, dass man über eine Statusmeldung erfährt, ob der gewünschte Gesprächspartner gerade verfügbar ist und Zeit hat. Es wird derzeit in erster Linie für kurze interne Absprachen genutzt, da nur selten eine Archivierung der Kommunikation stattfindet. Es besteht aber durchaus die Möglichkeit auch dieses Medium in eine umfassende Kommunikationsstrategie einzubinden. Damit kann es, unter Wahrung der entsprechenden gesetzlichen Richtlinien, auch im Rahmen der Vertragsanbahnung oder für Geschäftsabschlüsse verwendet werden.

Online Collaboration

Das Konzept, dass sich laut der durchgeführten Umfrage, als wichtigste Alternative zur E-Mail in den Unternehmen durchsetzten könnte ist „Online Collaboration“. Das zeigt zum Einen, dass E-Mails in vielen Unternehmen dazu verwendet werden, gemeinsam an Projektdokumenten zu arbeiten und auf diesem Weg die aktuellsten Versionen unter den Kollegen zu verbreiten. Zum Anderen wird aber auch erkannt, dass das Medium E-Mail hierfür nicht geeignet ist. Bei diesem Vorgehen hat jeder Beteiligte mindestens eine lokale Kopie des Dokuments – unter Umständen sogar mehrere Versionen parallel. Das verbraucht unnötig Speicherressourcen und führt zu inkonsistenten Versionen.

Hier kann durch die gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments deutlich effektiver gearbeitet und zusätzlich das Postfach entlastet werden.

Wikis

Ein Wiki (hawaiianisch für „schnell“) versteht man eine Art Content Management System, dessen Inhalte ohne HTML-Kenntnisse direkt online geändert werden können. Der Bekannteste Vertreter ist wikipedia und umfasst derzeit alleine in der englischen Version über 3 Millionen Artikel.

Gerade innerhalb des Unternehmens können hier zum Beispiel Agenda-Abstimmung oder Projektdokumentationen stattfinden – um nur zwei Möglichkeiten zu nennen. Auf diesen Weg hat beispielsweise die Investment-Bank Dresdner Kleinwort bereits 2007 das E-Mail-Aufkommen um bis zu 75 % verringern können.