Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines ECM-Vorhabens

Problemstellung:

So wie alle Unternehmen im Finanzdienstleistungsbereich hatte sich auch unser Kunde schon seit längerer Zeit mit den Möglichkeiten der digitalen Archivierung von Akten und mit weiterführenden Themen des Dokumentenmanagements beschäftigt.

Aus verschiedenen Gründen kam es nie zu einer Umsetzung, die Notwendigkeit einer solchen Lösung trat jedoch immer wieder zutage. Wesentlichste Auslöser für das Projekt waren:

  • Der Kunde hat vielfältige Anforderungen im Bereich Archivierung und Dokumentenverwaltung und möchte diese unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Regelwerke in seinen verschiedenen Bereichen umsetzen.
  • Das Thema Aufbewahrung ist gerade in dieser Branche unternehmenskritisch, denn über entsprechend viele Jahre hinweg müssen alle Kundendaten aufbewahrt werden. Das betrifft Belege und Korrespondenzen, aber auch E-Mails.
  • Das Unternehmen hat verschiedene Standorte in ganz Österreich. Diese müssen in ihrer täglichen Arbeit auf den aktuellen Dokumentenbestand zugreifen. Zurzeit kann das nur über Papierkopien und deren Postversand realisiert werden – ein sehr zeitaufwendiger Prozess.
  • Wesentlichste Anforderung ist die lückenlose Dokumentation sämtlicher Aufzeichnungen und Akten, um ihre eindeutige und unverfälschte Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Bislang fehlten dem Kunden die erforderlichen Zahlen, um die Wirtschaftlichkeit einer solchen Lösung zu beurteilen und in der Folge eine Entscheidung für die Realisierung eines solchen Projektes nachhaltig zu begründen. Daher wurde immer wieder von einer Umsetzung Abstand genommen.

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